Phần mềm Quản lý và Kiểm soát vé ra vào QNTicket (gọi tắt là Phần mềm vé điện tử QNTicket) là giải pháp được thiết kế xây dựng nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả cho công việc quản lý và vận hành hệ thống tin quản lý và kiểm soát vé ra vào. Sơ khởi, phần mềm được thiết lập cho các trung tâm khoa học và văn hoá của Bình Định nhằm giảm chi phí, thời gian, công sức cho việc quản lý và kiểm soát vé ra vào. Bên cạnh đó, phần mềm tích hợp thêm hệ thống xuất hoá đơn điện tử và thanh toán điện tử với mục đích tạo trải nghiệm đặt và thanh toán vé trực tuyến cho khách hàng.
Phần mềm vé điện tử QNTicket được ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ quản lý; xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về hệ thống thông tin quản lý và kiểm soát vé ra vào; chia sẻ, vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc triển khai phần mềm. Phần mềm cung cấp nhiều chức năng hỗ trợ nghiệp vụ như: quản lý hệ thống, quản lý khu vực, quản lý giá vé, quản lý đặt vé, quản lý soát vé, quản lý biểu mẫu thông báo, quản lý thanh toán, quản lý báo cáo…
Các nhóm chức năng chính của phần mềm
− Quản lý hệ thống: quản lý các chức năng đăng nhập, đăng xuất; khởi tạo, cập nhật thông tin cá nhân, tài khoản người dùng; quản lý, cấp, sửa quyền truy cập của người dung vào hệ thống; cấu hình các thông số hệ thống
− Quản lý khu vực: điều chỉnh khu vực tham quan; quản lý khung giờ; quản lý số lượng khách tham quan; lọc, tìm kiếm theo tên, mã khu vực tham quan
− Quản lý giá vé: quản lý loại vé theo khu vực dựa trên luồng dữ liệu đã xây dựng; đặt, sứa giá vé theo từng loại vé; điều chỉnh nhóm đối tượng ưu tiên; điều chỉnh khung giờ áp dụng đặc biệt
− Quản lý đặt vé: quản lý đặt vé theo khu vực tham quan; quản lý chiết khấu cho vé đoàn/ nhóm; quản lý miễn giảm cho đối tượng khác nhau; áp dụng mã QR trong quá trình đặt vé; quản trị số lượng khách hàng
− Quản lý soát vé: kiểm tra vé bằng mã QR hoặc mã vé; hiển thị thông tin vé sau khi soát vé; đánh dấu vé được soát; xoá kết quả soát vé; ghi nhận thời gian sử dụng vé của mỗi khu vực tham quan
− Quản lý biểu mẫu thông báo: tạo biểu mẫu thông báo; sắp xếp biểu mẫu thông báo phù hợp với chức năng
− Quản lý thanh toán: thanh toán tiền mặt/ điện tử tại cổng bán vé tại chỗ; thanh toán qua cổng kết nối thanh toán điện tử
− Quản lý báo cáo: báo cáo doanh thu; báo cáo doanh thu theo khoảng thời gian; báo cáo số lượt soát vé theo khu vực, theo khoảng thời gian trong ngày; báo cáo doanh thu theo đối tượng; báo cáo lượng vé bán theo tài khoản nhân viên
− Kết nối hệ thống xuất hoá đơn điện tử và thanh toán điện tử: truy xuất thông tin hoá đơn điện tử; truy xuất thông tin trạng thái thanh toán
Các tính năng nổi bật so với các phần mềm hiện hành
− Đem lại hiệu quả cao hơn so với các cách quản lý và kiểm soát vé thủ công. Ngoài ra, số liệu và các báo cáo được đưa vào hệ thống đều nhất quán
− Phần mềm tự động hóa hoàn toàn các công đoạn xây dựng, hỗ trợ truy xuất nhanh những báo cáo quan trọng tùy theo yêu cầu của người dùng, giúp tiết kiệm được thời gian và nhân lực cho công tác quản lý
− Phần mềm dễ dàng sử dụng, thiết lập và chỉnh sửa cho cả nhân viên chính thức và công tác viên thời vụ, những người chưa thực sự nắm rõ nghiệp vụ của các trung tâm
− Cụ thể hoá các yêu cầu tuỳ theo từng trung tâm lớn nhỏ khác nhau là cần thiết, cho phép các trung tâm khoa học văn hoá bám sát chính sách của họ và mang những đặc trưng riêng biệt
− Địa phương hoá phần mềm kiểm soát vé ra vào. Tương tự với các trung tâm khoa học và văn hoá khác trên địa bàn tỉnh, chúng tôi cũng đề cao nhu cầu cá nhân hoá phần mềm dựa trên đặc điểm và văn hoá của mỗi đơn vị khác nhau để lên ý tưởng, xây dựng và triển khai
− Với Phần mềm QNTicket, toàn bộ thông tin về nguồn thu, lợi nhuận, thông tin vé, hoá đơn điện tử sẽ được đưa ra một cách công khai, minh bạch
QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG
Quản lý chung (admin): Tạo, điều chỉnh dữ liệu về người dung, nhân viên bán vé, nhân viên soát vé và các danh mục hệ thống chung; khởi tạo các mục chức năng quản lý khu vực, quản lý giá vé, combo giá vé, đối tượng miễn giảm…
Nhân viên bán vé: Kiểm soát quy trình bán vé
Nhân viên soát vé: Kiểm soát quy trình đặt vé
Khách hàng: Tương tác với hệ thống đặt và thanh toán vé trực tuyến
LỢI ÍCH MANG LẠI CHO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG
Khi ứng dụng phần mềm QNTicket, nhà quản lý sẽ có những lợi ích sau:
Người dùng mua trước chuyến đi hoặc các ngày lễ mà không phải mất hàng giờ xếp hàng. Vé điện tử có thể được quét trực tiếp từ thiết bị di động của người dùng mà không cần thiết bị in ấn. Người dùng có thể đặt, mua và in vé điện tử bất cứ lúc nào trong một ngày.
Thông tin của vé được lưu trữ trong hệ cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Việc sao lưu và lấy lại có thể thực hiện trong trường hợp cần thiết. Mỗi vé sử dụng một mã QR duy nhất để đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận trong quá trình sử dụng vé. Vé điện tử giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức không những cắt giảm chi phí mà còn tăng thêm doanh thu và trải nghiệm người dùng.
Xây dựng quy trình quản lý và kiểm soát vé thống nhất, có thể ở các khu trung tâm khoa học văn hoá, bảo tàng, di tích lịch sử hoặc ở các điểm tham quan có nhu cầu bán và kiểm soát vé ra vào. Nắm chắc số lượng, thống kê nguồn thu và nguồn tiền bất cứ lúc nào từ hệ thống.
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh và thu hút khách hàng tiềm năng từ dữ liệu bán hàng và số liệu thống kê trích xuất.
MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH
Hình 1. Giao diện chính để tra cứu đơn hàng
Hình 2. Giao diện đặt vé (thể hiện chi tiết loại vé, ưu đãi)
Hình 3. Giao diện đặt vé (thể hiện số lượng vé đã đặt, thành tiền, chiết khấu)
Hình 4. Giao diện xác nhận đặt vé (hoàn thành thông tin khách hàng, lưu thông tin xuất VAT nếu có nhu cầu)
Hình 5. Giao diện sơ đồ, biểu đồ thống kê thể hiện doanh thu, lượt tham quan, tuỳ chọn theo thời gian, khu vực…
Hình 6. Giao diện quản lý đơn hàng, thể hiện thông tin khách hàng, loại vé, giá vé, tuỳ chọn xác nhận đơn hàng được thông qua hoặc huỷ bỏ
Hình 7. Giao diện quản lý đối tượng miễn giảm, chủ động tuỳ chỉnh chế độ miễn giảm cho các vị trí khách hàng khác nhau (tỉ lệ giảm giá, cài đặt chế độ theo thời gian)
Hình 8. Giao diện quản trị người dung, thiết lập tài khoản và cơ chế hoạt động của từng tài khoản (có thể bao gồm quản trị viên, nhân viên bán vé, nhân viên soát vé)